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電気工事施工企業様の業務システム構築【FileMaker】

電気工事施工企業様の業務システム構築【FileMaker】

 

一般電気工事、電気通信設備工事、エアコン工事、
LED照明販売・施工、イルミネーション企画・施工を
少数精鋭で行っている企業様の
業務システムをファイルメーカーで構築しました。

 

煩雑な事務処理をファイルメーカーで解消

システム導入前は、手書きやエクセルを使って
帳票を発行したり、管理をされていました。

お客様のビジネスが成長するにつれ、
現行の処理に限界を感じ、
小規模ながらもシステム化しようという決断に至りました。

また、「どうせシステムを構築するのなら
自分たちのビジネスフローにジャストフィットする
ユーザインターフェースのデザインが見やすく、
格好の良いシステムを」というニーズも
今回の決断を後押ししたようです。

 

今回の業務システムの機能として

・見積関連機能:見積一覧、見積詳細、受注確定処理、見積書発行
・受注関連機能:受注一覧、受注詳細、原価管理、人件費管理、外注費管理、諸経費管理
・外注関連機能:外注一覧、外注詳細、注文書発行、請書発行
・日報関連機能:日報一覧、日報詳細
・請求関連機能:請求一覧、請求詳細、請求書発行、未請求リスト
・入金関連機能:入金一覧、入金詳細

・マスタ関連:得意先マスタ、外注先マスタ、仕入先マスタ、担当者マスタ

等があります。その他にも、、

・「掲示板」表示機能
・「連絡事項」表示機能
・「未請求リスト」表示機能

がメニュー画面に配置され、
ダッシュボードのようなレイアウトしました。
また、外注・下請け業者様の工数管理もできるので
より精度の高い販売管理が可能になりました。

 

なぜファイルメーカーでシステム構築を?

ファイルメ―カーや4Dでの…

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人工知能(AI)で業務効率化

 

メディアで「AI」の文字を見ない日はないほど、
ブームになっているAIですが、
『そもそもAIで業務効率化なんて出来るの?』、
『AIを使えば業務効率化が出来ると聞くけど、どんな事例があるの?』と
思っている方も多いと思います。

今回は、AIで具体的にどうような事が出来るのかを紹介します。

 

 
事務の業務をサポート

商品を販売したり仕入れたり、業者に発注したり
といったさまざまな取引が発生しますが、
その中で発行された書類等を業務システムに入力し直す際に、
形式が異なる書類を自社システムの項目に合わせて入力するのは
事務の業務の中でも大変な作業です。

書類を読み取ってデータ化するOCR※というシステムはありましたが、
今までのOCRであれば「ここに社名、ここに住所、ここに金額」といった具合に
読み取ったデータを登録する項目を指定する必要があったので、
同じフォーマットの書類でないと処理出来ませんでした。

AIが搭載されたシステムであれば、
否定型でも項目名をAIが判断して
データ化して登録出来るようになります。

AIなので1度間違えたところは学習させれば次からは間違えないので、
回数を重ねて学習することで精度の高いデータになっていきます。

AIが搭載されたシステムを導入すれば、
読み取り後の確認作業を行うだけで済むので
システム入力の作業負荷が大幅に軽減されます。

 
※OCR(Optical Character Recognition/Reader、オーシーアール、光学的文字認識)とは
手書きや印刷された文字を、イメージスキャナやデジタルカメラによって読み取り、
コンピュータが利用できるデジタルの文字コードに変換する技術。

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VUCAな時代のシステム開発 キーワードは「スピード感」と「柔軟性」

VUCAな時代のシステム開発 キーワードは「スピード感」と「柔軟性」

 

現代社会は、「VUCA(ブーカ)」時代。

VUCAとは、「様々なものを取り巻く環境が複雑性を増し、将来の予測が困難な状態」
を指す言葉。近年よく耳にするキーワードの一つです。

 

 
VUCA(ブーカ)とは?

VUCAは、1990年代に軍事用語として誕生した言葉で
その時々に応じた臨機応変の戦い方が必要になり
それに合わせ、徐々に使われるようになっていきました。

VUCAとは、

・変動性(Volatility)
・不確実性(Uncertainty)
・複雑性(Complexity)
・曖昧性(Ambiguity)

の頭文字を取った言葉で、
あらゆるものを取り巻く環境が複雑性を増し、
想定外の事象が次々と発生するため、
将来の予測が困難な状態を指す言葉です。

 

 
VUCA時代は、システム開発にも大きな影響を与えています。

・ビジネスや社会のスピードが速いので、開発納期が短くなる。
・仕様が固まりきらないか、もしくは近い将来仕様変更がある。
・ビジネスや業務内容に変更が起こる。
・様々なシステムや業務が結びついたり、連携が必要となる。
・感覚的な仕様。(インターフェースの雰囲気やデザインの良し悪し、使いやすさ)

 

 
これからのシステム開発はスピーディかつ柔軟に

これからのシステム開発は、
これらに対応できる”俊敏”で”柔軟”な「開発ツール」や「開発手法」を
積極的に取り入れていかなくてはなりません。

VUCAの時代では、ビジネスモデルやビジネスフローも
柔軟でないといけません。

 

つまり、そのビジネスを下支えするシステムの開発にも
同様に「柔軟性…

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『働き方改革』への取り組み

 

2019年4月1日に働き方改革関連法が施行されましたが、
労働環境や業務効率化は改善されていますでしょうか。
認識していても実践・改善はなかなか難しいものです。

基幹システムを導入していても
”手間のかかる入力”や”一元化されていないシステム管理”の為、
システム見直しのタイミングでも
現状とほぼ変わらないものになったりしていないでしょうか。
そのため、業務効率化が改善されていない事が多々あります。

打合せの中で業務内容を伺っていると、
『この部分はExcelをメンテしながら自己管理しています』、
『この部分はAccessの別画面で入力しています』など、
Microsoftの他のOfficeアプリケーション等を多くの方が利用されており、
トータル的にシステムとして一元管理されていない事で
手動業務が多くなっている事が多々見受けられます。

そこで再度、
業務内容を手作業で行っている事や手間のかかる作業を
見直してみてはいかがでしょうか。

見直す事で自動化できたりと効率化を図る事により
働き方改革への取り組みが出来るご提案を致します。

 

 
『働き方改革』=『社内改革』

業務内容を見直す事で、
働き方改革が出来たと同時にスムーズに業務が遂行できるということは
時間にも余裕ができ、会社にとっても改革されコストダウンに繋がります。

近年では、各担当者様が
各々便利ツールを導入するあまり、多元管理となってしまい、
業務別に2重入力などの処理が増えてきている事もあります。

そこで、システム一元管理やオートメーション化することにより、
労働時間の短縮化や適正化だけではなく、
無駄な業務の減少による改善効果を上げて頂きたいと考えています。

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