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人工知能(AI)で業務効率化

 

メディアで「AI」の文字を見ない日はないほど、
ブームになっているAIですが、
『そもそもAIで業務効率化なんて出来るの?』、
『AIを使えば業務効率化が出来ると聞くけど、どんな事例があるの?』と
思っている方も多いと思います。

今回は、AIで具体的にどうような事が出来るのかを紹介します。

 

 
事務の業務をサポート

商品を販売したり仕入れたり、業者に発注したり
といったさまざまな取引が発生しますが、
その中で発行された書類等を業務システムに入力し直す際に、
形式が異なる書類を自社システムの項目に合わせて入力するのは
事務の業務の中でも大変な作業です。

書類を読み取ってデータ化するOCR※というシステムはありましたが、
今までのOCRであれば「ここに社名、ここに住所、ここに金額」といった具合に
読み取ったデータを登録する項目を指定する必要があったので、
同じフォーマットの書類でないと処理出来ませんでした。

AIが搭載されたシステムであれば、
否定型でも項目名をAIが判断して
データ化して登録出来るようになります。

AIなので1度間違えたところは学習させれば次からは間違えないので、
回数を重ねて学習することで精度の高いデータになっていきます。

AIが搭載されたシステムを導入すれば、
読み取り後の確認作業を行うだけで済むので
システム入力の作業負荷が大幅に軽減されます。

 
※OCR(Optical Character Recognition/Reader、オーシーアール、光学的文字認識)とは
手書きや印刷された文字を、イメージスキャナやデジタルカメラによって読み取り、
コンピュータが利用できるデジタルの文字コードに変換する技術。

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『働き方改革』への取り組み

 

2019年4月1日に働き方改革関連法が施行されましたが、
労働環境や業務効率化は改善されていますでしょうか。
認識していても実践・改善はなかなか難しいものです。

基幹システムを導入していても
”手間のかかる入力”や”一元化されていないシステム管理”の為、
システム見直しのタイミングでも
現状とほぼ変わらないものになったりしていないでしょうか。
そのため、業務効率化が改善されていない事が多々あります。

打合せの中で業務内容を伺っていると、
『この部分はExcelをメンテしながら自己管理しています』、
『この部分はAccessの別画面で入力しています』など、
Microsoftの他のOfficeアプリケーション等を多くの方が利用されており、
トータル的にシステムとして一元管理されていない事で
手動業務が多くなっている事が多々見受けられます。

そこで再度、
業務内容を手作業で行っている事や手間のかかる作業を
見直してみてはいかがでしょうか。

見直す事で自動化できたりと効率化を図る事により
働き方改革への取り組みが出来るご提案を致します。

 

 
『働き方改革』=『社内改革』

業務内容を見直す事で、
働き方改革が出来たと同時にスムーズに業務が遂行できるということは
時間にも余裕ができ、会社にとっても改革されコストダウンに繋がります。

近年では、各担当者様が
各々便利ツールを導入するあまり、多元管理となってしまい、
業務別に2重入力などの処理が増えてきている事もあります。

そこで、システム一元管理やオートメーション化することにより、
労働時間の短縮化や適正化だけではなく、
無駄な業務の減少による改善効果を上げて頂きたいと考えています。

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保険事務をもっとスピーディーに!【4D】

保険事務をもっとスピーディーに!【4D】

 

今回は、私たちと協業しているビジネスパートナー企業様の
お客様事例を紹介します。

 
導入の背景と課題

岐阜のとある保険代理店様(複数の保険会社の商品を取り扱う、
乗合の保険代理店)からのご相談になります。
ご相談頂いた当初は、データベースやシステムもなく
ほぼ手作業で保険事務をしていました。

お客様に書いていただいた書類を見ながらエクセルに入力したり、
お客様からの問い合わせに、お待ち頂きながら
キャビネットの中の書類を探す・・等
現場はかなりアナログで、大変な状況でした。

この様な状況の中、現場担当者から

・お客様情報の入力時間をもっと短くしたい。
・入力の際の入力ミスをなくしたい。
・電話対応時、お客様情報の検索時間を短くしたい。

等々の要望があがってきました。

またシステム開発にかけられる費用にも限度があり
今後、運用しながら出てくる要望や課題などにも
柔軟に対応してほしいとのことでした。

 

 
システム導入の方針と狙い

「4D」によるアジャイル開発(プロトタイピング)で納期を短くすると同時に、
運用しながら出てくる課題や要望にも柔軟に対応できるように
データベース設計・ソフトウェア開発を進めました。

「4D」でのシステム開発は、お客様メリットが大きい!!

4Dはプログラムとデータベースが一緒になった
「総合開発環境」なので、小~中規模のシステム開発であれば
チームを組まなくても一人で開発することが可能です。
(その分、工数の削減が見込めます。)

また、4Dはデータベースを制御するコマンド群が非常に豊富なので
プログラミングに要する時間も短縮することができます。
(コマンドを利用することで、一からロ…

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「Teams」を使用しない場合の対処法

 

前回の記事で紹介したコミュニケーションツール「Teams」ですが
検討してみた結果、Teamsが業務上不要な場合もあるかと思います。

そんなときでもTeamsがインストールされていると、
PCを立ち上げるたびに、スタートアップでTeamsが起動してしまいます。
私のパソコンでも、起動時にTeamを読み込むのは
煩わしいなと感じることがしばしばありましたし
また、アンインストールをしても
消したはずのTeamsが、再度インストールされていることもありました。

今回は、その対処法をご紹介します。

 
インストールした覚えはないけど入っていた

この記事をご覧になっている方の中には、
そもそもTeamsをインストールした覚えがない方も
いらっしゃるのではないでしょうか?

Teams は、Microsoftが「Office365」の機能の一つとして提供しています。
そのため「Office365」でExcel、Word等をまとめてインストールした際、
Teamsも一緒にインストールされた可能性が高いです。

 
アンインストールしたい

アンインストールは、
【コントロールパネル→プログラムのアンインストール】
の順にクリックすると、プログラムの一覧が表示されますので、
こちらから対象のプログラムを選択し、アンインストールができます。
今回はTeamsを選択します。
Teamsをインストールしていると、
付属してTeamsのインストール用プログラム「Teams Machine-Wide Installer」
が入っている場合があります。

こちらが残っていると、Teamsをアンインストールしても、
再度インストールされてしまうことがありますので、
Teamsとご一…

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