業務効率を改善！ワークフローシステム導入のススメ
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、社内の申請・承認・報告などの一連の業務を電子化・自動化するシステムです。
紙ベースの承認ワークフローでは、申請者が申請書に記入し、上司・部長・役員…というように回覧板のように順番に承認が進み、最終的に決済される方法が一般的です。
ワークフローシステムを使うことで、紙やメールでやり取りしていた「稟議申請」「経費精算」「有休申請」などをシステム上で完結できるようになり、手間と時間を大幅に削減できます。
なぜワークフローシステムが必要なのか
従来の紙やメールを使用したワークフローをお使いの中で、以下のような問題やお悩みはないでしょうか。
- 最新の申請書類がどこにあるのか分からない
- 承認者が不在で処理が滞ってしまう
- 書類内容の抜けや漏れに気付かず申請してしまう
- 承認の進行状況を把握しにくい
- 書類紛失の可能性や、保管スペースの確保が難しい
こういった課題を解決するのがワークフローシステムです。
ワークフローシステム導入のメリット
ワークフローシステムを導入するメリットとして、以下のような内容が挙げられます。
- 各種申請書類は最新の状態でフォーマット化され、入力や修正も簡単
- 基本的にはインターネット環境があれば、いつ・どこにいても申請・承認・決済が可能
- 申請内容に対して自動チェックや入力必須項目の設定ができるため、人的ミスが減る
- 作業の進捗が確認できるため、停滞を防ぐことができる
- 履歴が保存されているので過去の業務をすぐに確認できる
ワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムには数多くの製品があり、それぞれ搭載されている機能や強みが異なります。
実際にシステムの新規導入をしたい、または既存のシステムをリプレイスしたいという場合、主に以下のようなことをポイントに選定されることをおすすめします。
- 自社の規模や運用環境に合ったシステムであるか
- 自社の業務フローに柔軟に対応できるか
- 操作が分かりやすく、実際に使用する現場で定着するか
- 既存の社内システムと連携できるか
- 導入後のサポートが充実しているか
業務改善にむけて
ワークフローシステムは、「どんな業務を効率化したいか」「どんな課題があるか」を明確にしたうえで自社に合ったシステムを選定することで、大幅な業務改善につながります。
弊社ではお客様の業務・課題を丁寧にヒアリングし、オーダーメイド型のシステム開発や最適なシステムをご提案いたします。
ワークフローシステムの導入、業務改善・効率化をご検討の方は、ぜひお気軽にご相談・お問い合わせください。
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