コンピュータの入力処理って結構面倒くさくないですか？！

「入力をもっともっと効率よくしたい・・・」

以前コンピュータを導入されるお客様で、
コンピュータさえ導入すれば、
いろいろな分析結果がどんどん出てくるように
思われている方が結構いらっしゃいました。

コンピュータは機械（ハードウェア）のみでは
何も行なってくれませんので、
必要なプログラム（ソフトウェア）を用意し、
データを入力しなくてはなりません。

この売上伝票、作業伝票などの入力作業が結構な手間になります。

入力作業はコンピュータに入力するのみでなく、
入力した内容が正しいかをチェックする必要もあり
そのためにチェックリスト用のプログラムも用意し、
入力後に印刷してチェックしていました。

でも今はペーパーレスの時代になり、
なるべく印刷を行なわないように
システムを考えることが多くなりました。

 
チェックリストで確認しないためには、
入力途中で間違いをチェックする必要があります。
日付、数値の入力範囲チェックや
項目間の組み合わせチェックなど行い、
エラーや警告を入力者に伝えます。

しかし、このようなチェックは妥当性チェックで
絶対に原票どおりに入力しているかは保障できません。

意外なアプローチによる驚きの効果！

以前、あるお客様で
「二人が同じ内容のデータをそれぞれに入力する」という
入力システムを作成しました。

入力後に、二人の入力内容を突き合わせて、
不一致の箇所のみチェックリストに印刷するというものです。
二人が同時に誤読する可能性は低いだろうということを
前提に行なったものです。

このお客様では、一人で入力処理し
チェックリストを読んで確認する（同一人、または別人が）よりも、
入力処理時間がかなり短縮されました。

お客様からの提案でシステム化した内容ですが、
当初、二人で入力したら人件費の無駄ではと思いました。

しかし実際は、
作業内容を単純化（入力行為のみ）し、
判断作業（チェックリストの内容判断）を省くということで、
全作業時間が短縮されたと言うわけです。

「属人化排除」は合理化、効率化のキモ

また、
「売上単価が担当営業しか判断できない」、
「在庫の手配はいつするか」など、
特定の人物にしかできない業務、
いわゆる属人化した業務があります。
このような業務も処理を遅くする、あるいは止める原因になります。

事務処理がコンピュータ化され、
計算や作表を自動的に行なってくれるようになります。
入力作業をいかに効率よくこなして行くかが最近の課題です。

売上単価のルールを整理し、
マスタ化することで単価を自動化する。
発注点など発注のルールを整理し、
発注業務を自動化する。

属人化している業務を整理、分解し、システムとして
再構築することで、より合理化・効率化が進むことでしょう。

まとめ：新技術でさらなる入力の合理化へ

企業間ではEDIを利用し、
データを受け渡すことで入力処理を削減する。
受注もWeb注文画面を用意し、
注文は顧客に入力してもらう。

コンピュータの性能が向上し、
高速処理、大量データ処理が可能になり、
インターネットにより外部と連携できる。

タブレット端末を利用することで
場所を選ばない処理が可能になるなど
いろいろな処理方法が考えられるようになりました。

現在取り組んでいる開発物件も
２０年ぶりの再構築になり、
入力処理に大胆に手を入れ思い切ったことをやろうとしています。

中小企業では限られた人員で、
いろいろ事務をこなすことが多くあり、
お客様ごとのいろいろな問題、事情があります。

そんなお客様に特化した
「オーダーメイドの入力システム」を
私たちは提案作成できます。

お客様と一緒になって
より良いシステムを作成することを日々心掛けています。

 
今回も最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

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