システムクリエート株式会社

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人工知能(AI)で業務効率化

 

メディアで「AI」の文字を見ない日はないほど、
ブームになっているAIですが、
『そもそもAIで業務効率化なんて出来るの?』、
『AIを使えば業務効率化が出来ると聞くけど、どんな事例があるの?』と
思っている方も多いと思います。

今回は、AIで具体的にどうような事が出来るのかを紹介します。

 

 
事務の業務をサポート

商品を販売したり仕入れたり、業者に発注したり
といったさまざまな取引が発生しますが、
その中で発行された書類等を業務システムに入力し直す際に、
形式が異なる書類を自社システムの項目に合わせて入力するのは
事務の業務の中でも大変な作業です。

書類を読み取ってデータ化するOCR※というシステムはありましたが、
今までのOCRであれば「ここに社名、ここに住所、ここに金額」といった具合に
読み取ったデータを登録する項目を指定する必要があったので、
同じフォーマットの書類でないと処理出来ませんでした。

AIが搭載されたシステムであれば、
否定型でも項目名をAIが判断して
データ化して登録出来るようになります。

AIなので1度間違えたところは学習させれば次からは間違えないので、
回数を重ねて学習することで精度の高いデータになっていきます。

AIが搭載されたシステムを導入すれば、
読み取り後の確認作業を行うだけで済むので
システム入力の作業負荷が大幅に軽減されます。

 
※OCR(Optical Character Recognition/Reader、オーシーアール、光学的文字認識)とは
手書きや印刷された文字を、イメージスキャナやデジタルカメラによって読み取り、
コンピュータが利用できるデジタルの文字コードに変換する技術。

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『働き方改革』への取り組み

 

2019年4月1日に働き方改革関連法が施行されましたが、
労働環境や業務効率化は改善されていますでしょうか。
認識していても実践・改善はなかなか難しいものです。

基幹システムを導入していても
”手間のかかる入力”や”一元化されていないシステム管理”の為、
システム見直しのタイミングでも
現状とほぼ変わらないものになったりしていないでしょうか。
そのため、業務効率化が改善されていない事が多々あります。

打合せの中で業務内容を伺っていると、
『この部分はExcelをメンテしながら自己管理しています』、
『この部分はAccessの別画面で入力しています』など、
Microsoftの他のOfficeアプリケーション等を多くの方が利用されており、
トータル的にシステムとして一元管理されていない事で
手動業務が多くなっている事が多々見受けられます。

そこで再度、
業務内容を手作業で行っている事や手間のかかる作業を
見直してみてはいかがでしょうか。

見直す事で自動化できたりと効率化を図る事により
働き方改革への取り組みが出来るご提案を致します。

 

 
『働き方改革』=『社内改革』

業務内容を見直す事で、
働き方改革が出来たと同時にスムーズに業務が遂行できるということは
時間にも余裕ができ、会社にとっても改革されコストダウンに繋がります。

近年では、各担当者様が
各々便利ツールを導入するあまり、多元管理となってしまい、
業務別に2重入力などの処理が増えてきている事もあります。

そこで、システム一元管理やオートメーション化することにより、
労働時間の短縮化や適正化だけではなく、
無駄な業務の減少による改善効果を上げて頂きたいと考えています。

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あなたの会社は大丈夫?「労働人口減少」「働き方改革」の対策できてますか?

あなたの会社は大丈夫?「労働人口減少」「働き方改革」の対策できてますか?

 

労働力、時間、業務について考え直す

「労働人口減少対策」
「働き方改革推進」
「やりがいのある仕事」
「有給休暇取得義務化」・・・

やらなくてはいけない仕事は同じか、
または増えつつあるのに

働く人が少ない/集まらない、
働く時間が制限される、
働きやすい環境づくりをしなくてはならない。

企業としては今後、
さらに厳しい状況になっていくのではないでしょうか。

それでは、この状況にどう対処していけばよいのでしょうか?

 
そのためには、もう一度

「労働力」「時間」「業務」について根本的に見直し、
さらなる業務改善や業務改革を推し進めていく必要があるでしょう。

 

 
さらなるIT・システム化

システムの大小に関わらず、システム導入の目的は、

 
・生産性向上(短時間/少人数で成果:売上・利益をあげる)
・属人化排除(特定の人に頼らない仕組みづくり)
・労働環境改善(単純作業・ルーティンワーク解消)

だと思います。

 
そのためのアプローチとして、私たちは様々な提案が可能です。

 

・お客様の要望を実現する、手組(スクラッチ)によるシステム開発

・「パッケージソフト」を利用したカスタマイズ開発

・「ファイルメーカー」「4D」等、高速開発ツールを利用したアジャイル開発

・「Excel」や「Access」「ファイルメーカー」を利用した局所的/小規模システム開発

・業務兼任のシステム担当者をサポートする「内製化支援」

・RPA(ロボット労働者)を導入し、粒度の小さな複数システムをまたぐ単純作業の解消

・BIツールを導入し、経営層の経営判断を支援

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システム入力の自動化による業務の効率化

システム入力の自動化による業務の効率化

 

過去に業務のシステム化を行った企業様の多くは、
業務の効率が上がることに対し満足されている方が
いる一方、データ入力の手間に悩まさせられている方も
いるのではないでしょうか。

以前の手書きに比べれば良くなったからと、
その状況を仕方ないものとして諦めている方も
多いのではないでしょうか。

しかし、そこで我慢していては業務のさらなる効率化
を図ることは出来ないのです。
過去の記事で話題にしておりました労働人口減少の現状や
業務自動化による効率化など、これらを意識しなければ
業務を効率化するどころか逆にどんどんと不便になっていくことでしょう。

『労働人口減少対策の特効薬!今年こそシステム化を真剣に考える。』
『「働き方改革」で期待される”RPA”による業務自動化』

 

今回の記事では、弊社の行ったある事例を紹介したいと思います。

 

データ入力の手間を削減

印刷業務を行っている企業様で、システムから出力した伝票の内容を、
別のシステムへとデータ入力を行っていたのです。

システム化当初は、入力件数も少なくそれほど問題に
なっていなかったのですが、年々入力件数が増え、
このデータ入力に多くの時間を割いてしまっているのでどうにか
改善できないかとのご相談がありました。

内容を確認すると、システム同士でデータの受け渡しが出来ていれば、
入力の手間を全て取り除くことが出来たのですが、
データ入力のタイミングでどうしても人の目で判断して入力しなければ
ならない項目があり、完全なデータの受け渡しが出来ないため、
伝票からシステムへの手入力を行わざるを得ない状況とのことでした。

そこで、弊社は人の目が必要な項目以外の入力をデータによる受け渡しで
自動…

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