システムクリエート株式会社

Blog ITコンサルティング

ドキュメント作成はホントに大事!と身をもって感じた・・

ドキュメント作成はホントに大事!と身をもって感じた・・

 

業務引継ぎで起こった悲劇

数年前、私たちの会社で
定年で退職される先輩SEから業務を引き継ぐことになりました。

その先輩の業務の中には、難物なシステムがありましたが、
その会社の担当者が業務知識が豊富な方で、システムも理解している方でしたので
そんなに心配はしていませんでした。

しかし、その会社の担当者も定年で、退職してしまいました。

この時、最悪なことに仕様書などのドキュメント類は殆ど残っていない状態でした。
(この先輩SEは納品や対応速度は速く、お客様からは重宝がられていましたが、
仕様書などの書類を残しておらず、全ては自分の頭の中という方でした・・)

 
新しい担当者から「これなんだっけ?」と質問があり、
時間をかけて調べて、どんな計算をしているのかを答えましたが、
「じゃあ、何のためにあるの?」と聞かれ、それを明確に答えられなかったり
「ここの数字がおかしい」と言われても、どこが間違っているか分からず、
長時間をかけて調査、修正をしました。その際、
何度も担当者に確認をとって頂くなど、多大な迷惑をかけてしまいました。

その結果、保守を打ち切られることとなり、
大切なお客様を他社に奪われてしまうことになってしまったのです。

 
また、引継ぎ内容自体も的を得ていないものとなってしまい
計算式と操作方法、プログラムの変更方法”だけ”を理解している状態で、
「計算式のもと」になる考えが明記されているドキュメントが残っておらず、
内容をしっかり理解できていませんでした。

「計算式のもと」とは、自社都合で決めた計算式や、自社都合以外で決まっている事柄(法律や他社とのやり取り)などで例えば、

”売上金額を求めるには、単価と売上数を掛けた値に消費税を足す”や…

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ファイルメーカーによる内製化支援「リハビリデイサービス」

ファイルメーカーによる内製化支援「リハビリデイサービス」

 

今回の事例は、弊社WEBサイトからお問合わせ頂き
約半年の間、他社製品、他社サービスを比較検討された結果
やはり「ファイルメーカーで内製したい」という結論を出された
お客様の事例紹介になります。

このお客様は以前のブログ記事(「お問合わせいただき、ありがとうございます!」)でも紹介しました「デイサービス様」で、以下の様な課題があり、当時私たちがご提案させていただきました。

 
”書類の手書き、転記作業の解消

リハビリデイサービス様

”旧態依然のローテクな業務(手書き、転記、紙媒体、FAX)を
デジタル化したい。スピード感、柔軟性、拡張性、コスト感から
ファイルメーカーでの開発を考えています。”

⇒ファイルメーカー×iPadでトレーナーがiPadで入力した
デイリーのデータをLANを介して直接ファイルメーカーに
取り込めるようにする。
あとリハビリデータとして歩行などの様子を
iPadで画像/動画データとして保存・管理したり、
リハビリによる測定値の変化をグラフで見やすく表示する
などの提案をしました。”

 
お客様のファイルメーカーに対する想いをお聞きして・・

「なぜ、最終的にファイルメーカーという選択になったのか?」
まず、お客様(Sさん)は経営者様であり、
現場サービスの一部にも携わっておられます。

なので、「内製したい」という強い気持ちはあるものの
開発するためのまとまった時間がとれなかったり、
技術的な壁にぶつかるなどの障壁がありました。
また、Sさんはシステムやデータベースなどについての知見や知識もあり、
自分の理想とする業務のイメージもはっきりお持ちでした。

内製が難しいのであれば
思い切って外注に出してしまえば楽なのですが、

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テレワークによる、働き方

テレワークによる、働き方

 

先日、東京は六本木にある”Google Telework Lounge”(2017年11月限定オープン)という
誰でも無料で利用できるテレワーク施設を訪れました。
この施設では、テレワークを 「体験する」 ことや、
導入の課題について 「学ぶ」 ことができ「働き方」について改めて考えさせられました。

 
テレワークとは?

テレワークとは、ICT(Information and Communication Technology)(情報通信技術)を活用し
働く場所によって「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」「在宅勤務」の3つに分類されます。

 
◆モバイルワーク
外出中や移動中の空き時間を利用していつでもどこでも仕事ができる働き方です。
以前からある働き方の一つですが、
スマートデバイスの普及やネットワーク環境の拡大により、
仕事に対してより有効な時間の使い方ができるといえるでしょう。

◆サテライトオフィス勤務
企業や団体が本拠地から離れたところにオフィスを設置し
物理的な距離を気にせず仕事のできる環境下での働き方です。
サテライトオフィスを設置することにより本拠地で災害が起こった際などに
業務がストップするリスクを減らせるというメリットが挙げられます。

◆在宅勤務
会社などに出勤せずに自宅を職場とした働き方です。
自宅での勤務となるため、育児や介護などを理由に
職場への通勤が難しい方に対しての働き方です。
企業によっては「在宅勤務」に特別な理由は不要で、
「在宅勤務」が特別扱いに見えないような工夫を行っている企業もあります。

上記3つによる場所や時間に捉われることない
柔軟な働き方の総称を「テレワーク」といいます。

 
自分らしさ

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プロジェクトマネジメントのキモとは?

プロジェクトマネジメントのキモとは?

 

基幹システム統合プロジェクト

ちょうど先日、弊社と長いお付き合いのお客様(一般食料品総合卸業)の
大きなプロジェクトが無事に終わりました。

どのようなプロジェクトだったかというと、
親会社と子会社の「会社及びシステム統合プロジェクト」で、
約半年がかりのプロジェクトとなりました。

今回は何とか無事にプロジェクトを終えることができたのですが、
実は過去に同じお客様のプロジェクトで、とんでもない失敗をしたことがあります。
それは以前、子会社が親会社の社屋に入るという「移転プロジェクト」だったのですが
その際の、事前段取り、スケジュール、見積もり、スコーピング、コミュニケーション等
全てが上手く整わず、プロジェクトマネジメント全般が
殆ど機能していない状態でプロジェクトを推し進めた結果の惨事でした。

 
プロジェクト管理は超重要

今回のプロジェクトは、
このような過去の大失敗を二度と繰り返さないよう、
事前の計画や打合せ、プロジェクトチームの立上げ等を入念に行いました。
特に気をつけたのが以下の3つです。

 
無理のないスケジュール

まずプロジェクトの納期を設定し、やるべきことを洗出しました。
その中で、絶対外せないボトルネックのタスクと
少し後の対応でもよいタスクに分け、
ボトルネックのタスクに注力する「統合フェーズ」を設けました。
上記以外の項目は統合後に「改善フェーズ」で行うという
二段構えのプロジェクト構成とし、大日程を作成しました。
全てを一度にやるのではなく、カテゴリーに分け、優先順位を付け
プロジェクト自体を大きく二つに分けることで、リスク分散をすることができました。

 
週次報告と月次進捗会議

前回の失敗の大きな原因のひ…

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