システムクリエート株式会社

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「コミュニケーション」で大切な9つのステップ

「コミュニケーション」で大切な9つのステップ

 

私たちの仕事(システム/ソフト開発のプロジェクト)の中でも、
「コミュニケーション」はとても重要です。
(きっと皆さんのお仕事でも同じだと思います・・)

例えば、

・プロジェクト・メンバとの連携
・お客様との商談や提案、クレーム対応
・社員間の会話や情報交換
・リーダーによるメンバのケア

等々・・

コミュニケーションは重要!と分かってはいても、
「どうしたらコミュニケーションが上手くとれるようになるのか分からない」
という人が多いのではないでしょうか?

これまでは「職場の活性化」や「お客様と良い関係を築く」ために
コミュニケーション能力が求められてきましたが、
最近では、職場で「精神的な課題」を抱える人も増えてきており、
特に管理職やリーダー層にはそれらの課題を軽減/解消するための
コミュニケーション能力が求められるようになってきました。

今回は、相手(お客様、同僚、上司、部下など)と良好な関係を築き
こちらの気持ちや意見を伝え、望ましい姿に導くための
コミュニケーションの流れを紹介したいと思います。

 

そもそもコミュニケーションとは

コミュニケーションの基本は「分かり合う」ことです。
コミュニケーションは自分の考えを伝えたり、
相手から受け取ったりすることで、お互いを理解し合うことです。

これらは、言語(言葉)と非言語(態度、表情、仕草)によって行われ
自分の考えを伝えたり、相手の考えや状況を受け取ったりしながら、
お互いの意思を確認し合います。

さらに、ビジネスシーンでは「分かり合う」だけではなく、
「アドバイス」「要求」「提案」「依頼」など、
こちらの意見を伝え、課題を解決したり、
相手を望ましい姿に導く必要があります。

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ドキュメント作成はホントに大事!と身をもって感じた・・

ドキュメント作成はホントに大事!と身をもって感じた・・

 

業務引継ぎで起こった悲劇

数年前、私たちの会社で
定年で退職される先輩SEから業務を引き継ぐことになりました。

その先輩の業務の中には、難物なシステムがありましたが、
その会社の担当者が業務知識が豊富な方で、システムも理解している方でしたので
そんなに心配はしていませんでした。

しかし、その会社の担当者も定年で、退職してしまいました。

この時、最悪なことに仕様書などのドキュメント類は殆ど残っていない状態でした。
(この先輩SEは納品や対応速度は速く、お客様からは重宝がられていましたが、
仕様書などの書類を残しておらず、全ては自分の頭の中という方でした・・)

 
新しい担当者から「これなんだっけ?」と質問があり、
時間をかけて調べて、どんな計算をしているのかを答えましたが、
「じゃあ、何のためにあるの?」と聞かれ、それを明確に答えられなかったり
「ここの数字がおかしい」と言われても、どこが間違っているか分からず、
長時間をかけて調査、修正をしました。その際、
何度も担当者に確認をとって頂くなど、多大な迷惑をかけてしまいました。

その結果、保守を打ち切られることとなり、
大切なお客様を他社に奪われてしまうことになってしまったのです。

 
また、引継ぎ内容自体も的を得ていないものとなってしまい
計算式と操作方法、プログラムの変更方法”だけ”を理解している状態で、
「計算式のもと」になる考えが明記されているドキュメントが残っておらず、
内容をしっかり理解できていませんでした。

「計算式のもと」とは、自社都合で決めた計算式や、自社都合以外で決まっている事柄(法律や他社とのやり取り)などで例えば、

”売上金額を求めるには、単価と売上数を掛けた値に消費税を足す”や…

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今のシステムで社員が本当にラクできていますか?

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注文データのリアルタイム受付

導入背景と提案

弊社のお客様でECサイトを運営されているお客様がおられます。

当時、こちらのお客様は
ECサイトからの注文データを基幹システムに投入するのに、
商品在庫の引当処理や顧客情報の更新作業を手作業で行っており、
基幹システムに注文データを更新する作業に大変時間がかかっていました。

特に繁忙期や連休明けは
溜まった注文データを基幹システムに投入するのに
1時間近くかかることもありました。

そこで当社は、
人が手作業で行っているECサイトからの注文データの更新処理を
”プログラムがリアルタイムで処理できる”ようにシステムの提案をしました。

まず、ECサイトからの注文データを中間データにセットします。
その中間データをプログラムが常に監視し、
注文データが中間データにセットされたら、
基幹システムに取り込むというシステムを開発しました。

このシステムを導入して頂く事により
ECサイトからの注文データの更新処理が
プログラムで自動的に行うようになり、
注文された時間に関係なく
プログラムが自動的にデータを取り込みますので、
ECサイトからの注文データを
リアルタイムに基幹システムに更新する事ができるようになりました。

 
導入効果とまとめ

ECサイトからの注文データを
基幹システムに手作業で更新する事がなくなり、
特に繁忙期や連休明けの業務がとてもスムーズになりました。

その結果、管理者が連休明けに人を増員する必要がなくなり
人件費のコストダウンが実現しました。

 
企業としては、基幹システムは既に入ってはいるものの
現場やオペレーターレベルの業務や、
システム間のデータ連携に関しては、
まだまだ改善できる部分…

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RPAは「働き方改革」「生産性向上」の切り札となるか?

RPAは「働き方改革」「生産性向上」の切り札となるか?

RPAとは

みなさん、RPAって知ってますか?

RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、
ロボット・オペレーターとかDigital Labor(デジタル労働者)と言われていて
”事務的業務”を人に代わって作業をする「仮想知的労働者」として、
驚異的な労働力を提供してくれます。

 
RPA導入のメリットは?

1)人件費よりも、RPA導入・維持費の方が安い。

2)生産性の向上(時間短縮、精度向上)

3)導入しやすい(特別なプログラミングスキル不要)

 
その他、人間の労働者と比較した場合・・

・休憩、休暇不要
・残業、部署異動、業務変更が可能
・労働組合不要
・遅刻、早退なし
・不平不満、無駄口ゼロ
・パワハラ、セクハラゼロ
・給与、ボーナス、退職金不要
・昇進、昇格不要
・時間外手当不要
・通勤手当・家族手当不要
・福利厚生、社会保険、厚生年金不要
・指導、業績査定不要
・報告・連絡・相談不要
・コミュニケーション不要
・飲食、つきあい不要

 
等のメリットが挙げられます。

今まで人を雇う場合には
上記のようなリスクを考慮する必要がありました。

 
また、近年においては「人口(労働力)減少社会」のため
十分な労働力の確保が非常に難しいという現実もあります。

・人がいなくなっても、代わりの人が入ってこない。
・人の採用(新規・中途)が難しい。(技術職はさらに困難・・)

 
となると、

社員レベルでは、一人一人の負担が増加し、モチベーションを下げたり
会社レベルになると、継続的な事業拡大がしにくくなってしまいます。

 

 

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