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データベースの中にExcel!?4Dの新機能が地味にスゴい!

データベースの中にExcel!?4Dの新機能が地味にスゴい!

 
データベースソフト「4D」のv18の新機能の一つに
「4D View Pro」というものがラインナップされました。
どのような機能なのか?

一言でいうと、
「データベースソフトの中に(スプレッドシート(Excelのようなシート)が埋め込める」
という機能です。
「それがどうしたの?」と思われるかもしれませんが、
私としては「地味にすごい機能」だと感じています。
というのも、未だかつて
「Excelシートが埋め込まれているデータベースソフト」を
見たことがないからです。
 
 

「データベース」と「Excel」
多くのお客様の業務の中でExcelはよく使われています。
ビジネスを始めた頃は、Excelでの管理で殆どは事足ります。
しかし、ビジネスが成長し、
扱うデータが多くなったり、処理が煩雑になってくると
Excelからデータベースへの移行を考えられるお客様は多くいます。
でもその時、ちょっとした不満がでてきます。
それは「操作性や柔軟性」に関する不満です。
 「Excelの時はこんな操作ができたのに・・」
 「データベースに入力するのって面倒くさい・・」
 「もう少し楽に入力したいのに・・」
Excelでは当たり前にできる
「コピペ」や「連番」などの便利機能が
データベース上ではExcelのように簡単にはできないのです。
実際、私たちのお客様の中にも
そのような不便を感じているお客様がいたので
早速4Dの「View Pro」の機能を織り込んだ提案をしました。
 
 

「4D View Pro 」機能を使ったご提案
とある金属加工企業様のご要望:
”販売管理パッケージソフト”と”Excel”で業務を管理していたが、
二重入力、二重管理など…

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帳票ツール「ActiveReports」は使いやすい!

帳票ツール「ActiveReports」は使いやすい!

 
基幹業務にかかせないのが請求書や各種一覧表など「帳票業務」です。
それらをシステム化する際に使用している帳票ツールに「ActiveReports」があります。
 
GrapeCity株式会社から販売されている帳票ツールですが、
ソフトウェア開発する上でとても使いやすいので、
弊社でもソフトウェア開発に使用しております。
 
帳票の内容を専用の伝票用紙や紙に印刷できることはもちろん、
PDFやExcel、HTMLなど各種データに出力することができます。
 
また、伝票によっては
「表の角を丸くしてほしい」、「印鑑部分をミシン目にしてほしい」などの
細かい要望などもあると思います。
そういった細かいデザインも「ActiveReports」では実現可能となっております。

 
もし、「請求書」や「各種専用伝票用紙」「一覧表」を手書きや手入力で作成しているのであれば、
業務の効率化のためにシステム化を検討してみてはいかがでしょうか。
 
過去に手書きで対処されていた業務をデータ化し、
システム化したお客様は多数ございます。
 
GrapeCity株式会社の公式のHPには「ActiveReports」の製品紹介動画もあり、
わかりやすくまとめられておりますので、
帳票のシステム化を検討されている方は一度ぜひご覧ください。

 
また、当社ではネットワーク構築及び情報系・基幹系システムや
グループウェアも含めた提案も行っていますので、
気軽にご相談いただければと思います。
 

今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。
 

お問合わせは下記のフォームよりお願いします。
担当者がお返事させていただきます。
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電気工事施工企業様の業務システム構築【FileMaker】

電気工事施工企業様の業務システム構築【FileMaker】

 
一般電気工事、電気通信設備工事、エアコン工事、
LED照明販売・施工、イルミネーション企画・施工を
少数精鋭で行っている企業様の
業務システムをファイルメーカーで構築しました。
 
煩雑な事務処理をファイルメーカーで解消
システム導入前は、手書きやエクセルを使って
帳票を発行したり、管理をされていました。
お客様のビジネスが成長するにつれ、
現行の処理に限界を感じ、
小規模ながらもシステム化しようという決断に至りました。
また、「どうせシステムを構築するのなら
自分たちのビジネスフローにジャストフィットする
ユーザインターフェースのデザインが見やすく、
格好の良いシステムを」というニーズも
今回の決断を後押ししたようです。
 
今回の業務システムの機能として
・見積関連機能:見積一覧、見積詳細、受注確定処理、見積書発行
・受注関連機能:受注一覧、受注詳細、原価管理、人件費管理、外注費管理、諸経費管理
・外注関連機能:外注一覧、外注詳細、注文書発行、請書発行
・日報関連機能:日報一覧、日報詳細
・請求関連機能:請求一覧、請求詳細、請求書発行、未請求リスト
・入金関連機能:入金一覧、入金詳細
・マスタ関連:得意先マスタ、外注先マスタ、仕入先マスタ、担当者マスタ
等があります。その他にも、、
・「掲示板」表示機能
・「連絡事項」表示機能
・「未請求リスト」表示機能
がメニュー画面に配置され、
ダッシュボードのようなレイアウトしました。
また、外注・下請け業者様の工数管理もできるので
より精度の高い販売管理が可能になりました。
 
なぜファイルメーカーでシステム構築を?
ファイルメ―カーや4Dでの開発では、
「システムをはやく使い始められる」「費用が安め」「…

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人工知能(AI)で業務効率化

 

メディアで「AI」の文字を見ない日はないほど、
ブームになっているAIですが、
『そもそもAIで業務効率化なんて出来るの?』、
『AIを使えば業務効率化が出来ると聞くけど、どんな事例があるの?』と
思っている方も多いと思います。

今回は、AIで具体的にどうような事が出来るのかを紹介します。

 

 
事務の業務をサポート

商品を販売したり仕入れたり、業者に発注したり
といったさまざまな取引が発生しますが、
その中で発行された書類等を業務システムに入力し直す際に、
形式が異なる書類を自社システムの項目に合わせて入力するのは
事務の業務の中でも大変な作業です。

書類を読み取ってデータ化するOCR※というシステムはありましたが、
今までのOCRであれば「ここに社名、ここに住所、ここに金額」といった具合に
読み取ったデータを登録する項目を指定する必要があったので、
同じフォーマットの書類でないと処理出来ませんでした。

AIが搭載されたシステムであれば、
否定型でも項目名をAIが判断して
データ化して登録出来るようになります。

AIなので1度間違えたところは学習させれば次からは間違えないので、
回数を重ねて学習することで精度の高いデータになっていきます。

AIが搭載されたシステムを導入すれば、
読み取り後の確認作業を行うだけで済むので
システム入力の作業負荷が大幅に軽減されます。

 
※OCR(Optical Character Recognition/Reader、オーシーアール、光学的文字認識)とは
手書きや印刷された文字を、イメージスキャナやデジタルカメラによって読み取り、
コンピュータが利用できるデジタルの文字コードに変換する技術。

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