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ファイルメーカー内製化支援「リハビリデイサービス」その③

ファイルメーカー内製化支援「リハビリデイサービス」その③

 

以前、当ブログでも紹介しました
ファイルメーカーによる内製化支援「リハビリデイサービス」②”の続きになります。
今後も、本プロジェクト「ファイルメーカーによる内製化支援」の
進捗や更新情報がありましたら、情報発信していく予定でいます。

 

 
プロトタイプα版をブラッシュアップ⇒β版へ

 
2017年の12月中旬にお客様先に訪問し、ご要望をヒアリングして
システムの概要や大まかな画面レイアウトを把握して
1カ月弱で、ボトルネックの機能(サービス提供記録入力)の
プロトタイプ(α版)を作成し、リリースしました。

今回はそのプロトタイプα版のブラッシュアップをしました。
ユーザ様からの指摘事項の反映や、新たな機能追加をしました。

 

スケジュール作成・表示機能

 
”手書き入力”や”二重入力”に次いで時間を割かれる作業として
「日々の利用者様のスケジュール及び機能訓練プログラムの作成」がありました。
現状は、ホワイトボードを利用し磁石のついたパネルに
利用者様の名前を書いたもの、機能訓練名を書いたものを準備し
スタッフの方々が考えながらパネルをホワイトボードの上に
貼っていくという作業を毎日1~2時間かけて行っていました。

⇒今回追加した新機能は、週単位で利用者様の割り当てを予め準備し表示できます。
さらに「ある曜日の午前/午後」と選択すると該当画面に切り替わり
機能訓練プログラムを作成することができます。
その場合もキーボード入力ではなく、プルダウンからの選択や
ボタン一つでの一括入力ができるよう工夫されています。

また、大型ディスプレイにつなぎ表示させることで
ホワイトボードを使用しなくても、スタッフ全員で
週や日々のスケジュールが確認できるようになります。

 

 
帳票出力機能

 
「帳票出力機能」については、内製化の対象だったのですが
先ずはサンプルとして以下の5帳票を展開しました。

・「通所介護計画書
・「デイサービス業務日誌
・「送迎運行書
・「マシン設定表
・「バイタル記録表

現状の帳票作成についてお聞きしたところ、
レセプトコンピュータからのデータ、エクセルに入力したデータ、
ファイルメーカーへ入力したデータ、外部からのデータなどを
編集ソフトを使って必要帳票を作成し、出力しているとのことでした。

データが一元管理されていないことにより
かなりの時間と労力が毎月かかっていることが分かります。
また、この作業自体が特定の個人しかできないため
他のスタッフに任せることもできないという問題もありました。

⇒今回、ファイルメーカーによって
タブレット、既存システム等との連携を可能にし
また、データを一元化することができました。
なので、これまで特定の方が苦労して作成していた帳票類を
誰でも簡単な操作で作成、出力できるようになります。

 

今後の展望

 
プロトタイプαをブラッシュアップしたものを
β版としてリリースしていこうと考えています。
機能面も充実してきており、
さらに現場の方々からのフィードバックを頂き
より使いやすいシステムに進化させていきます。

また、これを機に
今回の「リハビリデイサービス支援システム」を
”セミオーダーパッケージ”として販売することも考えています。
「業務改善」でお悩みのリハビリデイサービス事業を営まれている
お客様のお役に立てれば、嬉しく思います。

 

まとめ

 
いかがだったでしょうか。

例え1日2時間の時間短縮でも、
1カ月で約40時間、1年にすると約480時間
時間が削減できることになります。

また、時間短縮だけを考えるのではなく、
経営者様や業務担当者様の日々の精神的な負担も解消でき、
スタッフ本来の業務、つまり
利用者様にしっかり寄り添い、元気な明るい笑顔で接し
ケア・サポートをしながら利用者様の心身の健康増進に寄与すること
にさらに注力できたり、
既存サービスの改善に取り組む時間の確保もできるでしょう。

たゆまぬ「小さな改善」が、
将来の大きな利益につながっていくのではないでしょうか。

 

今日も最後まで読んでいただき、ありがとうございます。

 
ファイルメーカーやタブレットで
「小さな業務改善」をお考えであったり、
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